Artur Kępa

W narzędziu Google Docs & Spreadsheets udostępniono dwie nowe funkcjonalności: gadżety oraz powiadomienia. Opcje te dotyczą głównie arkuszy kalkulacyjnych.

Powiadomienia Google Docs & Spreadsheets

źródło: Google Docs & Spreadsheets

Dotychczas, aby dowiedzieć się czy w danym dokumencie nasi współpracownicy wprowadzili zmiany, byliśmy zobligowani do śledzenia sytuacji na własną rękę w czasie rzeczywistym. Wiadomo, że funkcjonalność taka nie jest optymalna. Jeżeli mamy do czynienia z dziesiątkami dokumentów może stać się to wręcz nierealne.

Projektanci Google przychodzą nam z pomocą. Dodali powiadomienia - funkcjonalność znaną nam z narzędzia Google Web Alerts. Każdy użytkownik dla dowolnego dokumentu ma możliwość ustawienia sobie mechanizmu automatycznego śledzenia wprowadzanych zmian i raportowania ich w postaci wiadomości e-mail.

Reguły powiadomień

Narzędzie zostało wyposażone w znaczną ilość opcji konfiguracji. Przedstawia je poniższy rysunek:

źródło: Set Notification Rules Formular - Google Docs & Spreadsheets

Klikając ponownie w odnośnik Ustaw reguły powiadomień otrzymamy listę naszych powiadomień. Możemy je dowoli edytować oraz usuwać.

Powiadomienie

Powiadomienie zostaje dostarczone bezpośrednio do naszej skrzynki pocztowej. Wszystko zgodnie z wcześniej ustalonymi założeniami.

źródło: powiadomienie Google Docs & Spreadsheets z adresu notify@corp.google.com

W treści wiadomości znajduje się odnośnik do danego dokumentu oraz informacja o dacie oraz rodzaju zmiany. Dodatkowo umieszczony został odnośnik do usunięcia danego powiadomienia.

Przypadki użycia

Zamieszczam listę proponowanych praktycznych przypadków użycia narzędzia Ustaw reguły powiadomień

• powiadomienie o wypełnieniu przez użytkownika ankiety Google Docs & Spreadsheets,
• dzienny raport postępów pracy zespołu w realizacji przydzielonych zadań,
• powiadomienie wszystkich w zespole o ważnej zmianie w projekcie - ustawiamy powiadomienie na naszą skrzynkę, w niej ustawiamy filtr, który przesyła powiadomienie wskazanym osobom lub do odpowiedniej grupy dyskysyjnej.

Powyższa lista jest aktualizowana. Zatem prośba: Czytelniku, jeżeli znasz inne pomysły jak wykorzystać w praktyce powiadomienia przedstaw je proszę w komentarzach. Dziękuję.

Materiały dodatkowe

• Zaawansowane funkcje edytowania: Notifications - Centrum pomocy w serwisie Dokumenty Google.